Digitaal werken als bouwbedrijf: zo maak je een begin (+ interview)
Digitale bouwbedrijven hebben de toekomst…
Het coronatijdperk zorgt ervoor dat digitalisering een nog grotere rol is gaan spelen. Informatie wordt online het makkelijkst gedeeld. Bouw- en aannemingsbedrijven die dit goed hebben ingericht profiteren hier nu extra van.
Als mensen raken we ook steeds meer gewend dat digitale keuzes ons beïnvloeden. Dit zien we niet alleen terug bij consumenten, maar ook zakelijk. In de bouw, van oudsher een traditionele branche, wordt dit ook steeds belangrijker. Efficiënter werken. Besluiten nemen op basis van inzicht en overzicht. Informatie uitwisselen met andere schakels in het bouwproces. Digitaal tekenen en rapporteren. Het gebruik van data om processen te verbeteren. Deze dingen kunnen in de toekomst niet ontbreken in jouw bouwbedrijf.
We gingen voor dit blogbericht op onderzoek uit. We interviewden Richard Kleijn van TRK Bouw over digitaal werken als aannemer. Hoe doe je dat? We verzamelden een aantal tips, zodat jij als bouwer en aannemer een begin kan maken.
Digitaal werken vraagt om een transformatie
Waar sta jij als bouwer of aannemer met digitaal werken?
Het steeds meer inzetten van online ondersteuning binnen bouwbedrijven wordt ook wel digitale transformatie genoemd. Niet alleen in de bouw, maar ook in andere sectoren krijgt dit veel prioriteit de laatste jaren. De bouwsector is aan een inhaalslag bezig. Er is veel aandacht voor digitaal werken. Maar stappen zetten is nog een uitdaging. Is de bouw nog niet toe aan deze vernieuwing? Zeker wel. Maar het is spannend. Het vraagt om een andere aanpak.
Een goed voorbeeld van digitalisering in de bouw is het werken met BIM. Dit is een digitaal model waarbij alle relevante informatie in het bouwproces beschikbaar is voor alle deelnemende partijen aan een project. Dat zijn er vaak veel. Het is daarom begrijpelijk dat het hebben van een gedegen proces en de bijbehorende communicatie essentieel is voor het succes. Sterker nog, het hebben van de juiste informatie heeft een enorm effect op de faalkosten in de bouw en daarmee op de marges. Winst dus voor alle schakels.
Als jij als bouwbedrijf dat proces digitaliseert dat heeft dat een verandering voor de manier van werken. Papier en de pen wordt ingeruild voor real-time informatie. Altijd beschikbaar online. Het resultaat? Een open samenwerking voor alle partijen. De informatie is voor iedereen beschikbaar en papieren documenten zijn niet meer nodig.
Hoe TRK Bouw online werkt (interview)
We gingen naar Papendrecht. Daar zit TRK Bouw gevestigd. We praatten met Richard Kleijn over digitaal werken in de bouw. TRK is een aannemer die op maat totaaloplossingen biedt. Prefab dakkapellen en dakopbouwen. Ze bouwen graag langdurige relaties op met klanten en leveranciers.
We staan in zijn werkplaats om hem eens aan de tand te voelen over digitaliseren. Hij vertelt dat hij een jaar over vier geleden besloot om binnen zijn bouwbedrijf te digitaliseren. Dat kwam vooral omdat hij zelf tegen lastige zaken aanliep. Richard: ‘TRK Bouw heeft kantoor en werkplaats gescheiden. Zo is het meer dan eens voorgekomen dat ik weer op de werkplaats liep en iets miste wat op mijn kantoor lag. Dit zorgde ervoor dat ik elke keer heen en weer aan het rijden was. Dat kost natuurlijk zeeën van tijd’.
In dezelfde periode kwam hij door het werk van zijn vrouw in aanraking met het werken in de cloud. Dat leek hem ook een geschikte oplossing voor TRK Bouw. Het heeft een tijd geduurd om het helemaal in te richten, zodat het handig was om mee te werken. Het is geslaagd. We werken nu volledig papierloos. Alle bouwtekeningen worden gelezen op tablets, wat als voordeel heeft dat alle partijen er op ieder moment bij kunnen. Als er een wijziging is dan wordt de oude tekening vervangen door de nieuwste versie. Dat reduceert de kans op fouten.
Hij merkt wel op dat het niet voor iedereen heel makkelijk schakelen is geweest. Er blijven collega’s die graag wat in hun handen willen hebben. Als we vragen hoe hij de sector ervaart als het gaat om digitaliseren moet Richard glimlachen. Hij geeft aan dat het toch een relatief ouderwetse en behoudende sector is. ‘Men gaat niet snel mee in iets nieuws en we hebben het toch altijd zo gedaan’. Dit is een bekend en veelgehoord argument om bij de huidige werkwijzen te blijven. Richard streeft ernaar om een volledig online werkend bedrijf te zijn. ‘Er zijn natuurlijk nog veel zaken die op papier binnenkomen, maar dat is nu slechts één mapje waar hij zijn spullen bewaard. Als je dit afzet tegen de enorme rij met ordners die ik hiervoor op kantoor had staan is dat een groot verschil’.
TRK Bouw is ook helemaal voorbereid om het werken met BIM. Hij (Richard) heeft geïnvesteerd in een 3D tekenpakket, maar hij merkt op dat het in de praktijk nog maar weinig voorkomt. Bij kleinere bedrijven in de bouw is buiten het werk. Op kantoor is nog maar weinig digitaal. Dat is jammer, want het geeft veel mogelijkheden. Het levert tijdswinst en werkgemak op. Met 3D bestanden is een telefonisch overleg een stuk makkelijker, omdat je allebei naar hetzelfde model kijkt. Misschien dat deze tijd het digitale werken in een stroomversnelling kan laten leiden? ‘Dat zou mooi zijn, maar het kan twee kanten op gaan. De kans dat het op de werkvloer geïmplementeerd zal worden verwacht hij niet zo snel, kantoor werkzaamheden zullen wel verder ontwikkelen maar de werkvloer? Daar zet hij vraagtekens bij. Het is een gemiste kans, want als je tekenwerk digitaliseert ben je altijd up-to-date en nemen de foutkansen af.
Richard bestelt ook digitaal. Hij koopt zijn bouwmaterialen online. ‘Ik heb eigenlijk vanaf het begin steeds online bestellingen geplaatst bij Verdouw Bouwproducten. In de praktijk ben ik nog al eens te laat met bellen, dan kreeg ik het antwoordapparaat. Nu kan ik 24 uur per dag bestellen en orders plaatsen op het moment dat het mij het beste uitkomt. Ik kan precies zien in welk tijdsvak ik mijn order kan verwachten. Dat werkt heel prettig. De webshop is gebruiksvriendelijk en ik heb gemerkt dat met feedback direct iets wordt gedaan. Ik ben heel tevreden!
Digitaal werken als bouwbedrijf: zo maak je een start!
Tijden van onzekerheid leggen vaak zaken bloot...
De manier van werken in de bouw moet anders. Tijd om een investering te doen in een nieuw systeem is wellicht spannend. Maar stiltaan en de boot missen is ook geen optie. Waar begin je met digitaliseren als bouwbedrijf? Waar liggen kansen voor jou als aannemer?
Een paar tips.
(1) Breng al je informatieprocessen in kaart
Nu denk je misschien, alles? Ja, alles. Breng eens al je processen in kaart. Denk aan je inkoop en verkoop, materiaalbeheer en projectmanagement op de bouwplaats. Maak daarna een situatie met het ideale proces. Denk hier goed overna. Wat voor jouw bouwbedrijf ideaal is, hoeft niet per definitie voor een ander ook zo te zijn. Dit moet echt afgestemd zijn op jouw werkzaamheden en de grote van je bedrijf.
Heb je het ideaalplaatje in je hoofd, kies dan de software die bij je werkwijze past. Tegenwoordig mag je gerust een gebruiksvriendelijk systeem eisen. Een aandachtspunt - kies een online systeem, dan ben je voortdurend voorzien van de laatste en veiligste versie met de nieuwste functionaliteiten.
Alle eerder genoemde processen zijn allemaal te digitaliseren. Maar dat is slechts het begin. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een portal waar klanten online het toekomstige gebouw in 3D kunnen bekijken en daar eventuele aanpassingen of wijzigingen kunnen doorgeven. Het eventuele meer- of minderwerk kan daar worden geaccordeerd en direct doorgezet worden naar het leveranciersportal. Tegelijkertijd krijg je een veel beter overzicht van alles wat er gebeurt. Dat geeft rust en controle. Maak een begin. De digitalisering staat niet stil.
(2) Kies voor integratie
In de bouw is een foutloos proces van cruciaal belang. Je wilt immers meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Zo is het mogelijk om in één systeem zowel de projectadministratie, werkbegroting, inkoop, financiële administratie, CRM als de personeelsadministratie en salarisverwerking te automatiseren. Met de juiste inzichten vanuit de werkbegroting kun je scherp op de inkoop letten. Op die manier houd je grip op de kosten van de inkoop per bouwproject.
Integreer deze informatie op één plek. Bouw aan een digitaal dossier. Zo wordt duidelijk wat er is gevraagd en wat jij als aannemer leverde bij een project. Dit zorgt voor een goede borging; extra kwaliteit in het proces met jouw klant. Met andere woorden door de keuze te maken voor een geïntegreerd ERP-systeem kan je jouw klanten optimaal en kostenefficiënt bedienen. Voordeel voor iedereen.
(3) Werk stap-voor-stap efficiënter
Start de motor en maak je bedrijf duurzamer. Vaak wordt verduurzamen gekoppeld aan duur. De praktijk laat een ander verhaal zien. Denk eens na over printen. Hoeveel papier verbruik jij hiermee? Dat is vaak de eerste vraag. Daar komen de printers en scanners nog eens bij. Deze zijn zeker niet gratis. Daar komt nog eens bij dat printers en scanners ook niet gratis zijn. Inktcartrigdes moeten regelmatig worden vervangen, die bovendien in afzonderlijke en niet bepaald milieuvriendelijke verpakkingen worden geleverd. Voor veel bouwbedrijven loopt printen flink in de papieren.
Printwerk kan je overbodig maken. Zo is facturatie volledig te digitaliseren. Offertes opmaken en laten goedkeuren door klanten, daar vervolgens facturen van maken en die weer versturen met een enkel ERP-systeem kan al sinds jaar en dag. Dit geldt ook voor het ontvangen en verwerken van facturen van leveranciers. Het is nu al mogelijk dat deze handelingen volledig elektronisch kunnen worden gedaan. Facturen worden rechtstreeks van softwarepakket naar softwarepakket gestuurd.
Maar er is meer. Want er zijn tegenwoordig laptops, krachtige smartphones en tablets in allerlei soorten en maten. In combinatie met gebruiksvriendelijke online ERP-systemen die op al deze hardware draaien, is uitprinten van een e-mail of factuur volkomen overbodig. Zo sla je al snel een grote efficiencyslag, zorg je voor realtime inzicht in je financiën én je werkt duurzamer.
(4) Zet de eerste stap met de juiste informatie
Dit is een minder concrete tip, maar niet onbelangrijk. Laat je goed informeren als je zelf de kennis niet hebt. Neem niet te snel beslissingen, maar zet digitalisatie in gang. Maak een begin. Lees ervaringen van collega's en andere bouwbedrijven. Laat je adviseren door een expert. Hij kan je helpen aan het systeem dat goed bij jouw bouwbedrijf past.
En de belangrijkste.. waarborg de toekomst.
Kies niet te snel voor een snelle oplossing, nieuwe aanpak of systeem, maar kijk of het ook in de toekomst goed werkt.
Ook digitaliseren?
Waarmee kunnen wij jou helpen in digitalisatie als leverancier van bouwmaterialen. Laat het ons weten. Ons assortiment is eenvoudig online te bestellen op elk moment dat het jou uitkomt en wij sturen graag facturen digitaal.
